¿Qué novedades encontrarás? Un sistema de facturación totalmente renovado
¡Muy atentos! Porque una de las numerosas peticiones que nos habíais hecho desde el principio es que queríais que el sistema de facturación y cobro fuera mucho más versátil y flexible y que os permitiera facturar en nombre de terceros, cambiar la numeración, editar y eliminar conceptos, programar cobros, etc.
Para ello hemos cambiado de arriba abajo el modelo de facturación. Para que todo funcione a la perfección deberás seguir los siguientes pasos.
1. Ve al apartado de configuración y da de alta tus impuestos y “productos”
Lo primero que debes hacer es crear los impuestos que sueles añadir cuando facturas algún concepto: IVA, IBI, IGIC, etc. Para ello dirígete al apartado de Configuración > Impuestos > Nuevo.
Una vez hayas dado de alta los impuestos repite el mismo proceso para tus productos. Bajo el concepto “Productos” podrás dar de alta y crear los conceptos por los que sueles facturar a tus propietarios, inquilinos y proveedores.
Por ejemplo: renta mensual, seguros, suministros, servicios adicionales, etc. Todo aquello que quieras añadir en un recibo o factura como concepto a facturar deberá crearse antes en este apartado.
En el caso de hacer contabilidad analítica también podrás añadir la cuenta contable, con tal de analizar todas y cada una de las partidas de tu negocio.
2. Configura el formato de la numeración
Una de las grandes mejoras de esta nueva actualización está en el formato de la numeración. Con esta actualización ya podrás crear el formato de numeración que te apetezca, así como la numeración que vienes usando.
De este modo, te será mucho más fácil seguir la numeración de tu antiguo programa de contabilidad o de tu Excel y no tendrás que preocuparte de que la gestoría o tu contable tengan que cambiar su numeración.
¿Cómo hacerlo? ¡Muy fácil! Entra en el apartado Configuración > Numeración y edita la configuración predeterminada. De forma predeterminada tendremos la F para facturas, la R para recibos y la FR para facturas rectificativas. Tras la letra incluiremos el número que corresponda y tras el número encontrarás un guion con el año en curso.
Por ejemplo: En tu agencia estás utilizando el formato “FACT00-24” y ya llevas 15 facturas emitidas, la siguiente es la 16. En este caso deberás clicar en “Editar” y poner el formato que tú utilizas.
¿Y qué pasa si por cada cliente tienes un formato o numeración distinto?
También hemos contemplado esta opción: dirígete al apartado de “Propietarios” y accede al detalle de su perfil. Arriba a la derecha encontrarás el botón Opciones > Numeración, el cual te permitirá asignar una numeración específica a un cliente concreto. De modo que cada recibo o factura recurrente que generes de ese cliente seguirá la numeración correlativa asignada al propio cliente.
Nuevos cambios en el alta de contrato
También verás que el proceso de alta de contrato cambia un poco. Hemos dividido el alta de contrato en dos partes:
a) Alta de los datos del contrato
b) Alta de facturas/recibos vinculados al contrato.
De este modo podrás subir contratos de alquiler con fechas pasadas y futuras y no vincularlas a ningún cobro o en el caso de estés llevando toda la facturación de ese alquiler podrás añadir todos los conceptos que tú quieras.
Para dar de alta un contrato seguiremos los mismos pasos que en el anterior sistema: creamos a nuestro propietario, el inmueble el cual queramos hacer un contrato de alquiler y por último creamos al inquilino/s asignado al contrato.
Para dar de alta el contrato tendrás que rellenar simplemente 4 apartados: tipo de contrato, condiciones contractuales, inquilinos y cláusulas.
Crear un cobro recurrente vinculado a un contrato
Con la nueva actualización podrás añadir tantos conceptos como tu quieras en un recibo o factura. Como sabes, hasta la fecha solamente aparecía la renta mensual de forma predeterminada, lo que obligaba al usuario a añadir a posteriori cualquier otro concepto. Con esta actualización ya podrás programar desde el inicio la creación de cualquier recibo o factura con todos los conceptos que quieras: renta, servicios, limpieza, etc. y programar su recurrencia: diaria, semanal, mensual, etc.
¡Te enseñamos como programarlo!
Una vez hayas creado el contrato, te redirigiremos automáticamente al apartado para dar de alta los cobros automáticos, de esta forma podrás dar de alta cada cobro una vez des de alta el contrato.
De todos modos, puedes dar de alta un cobro recurrente en cualquier momento, solo tienes que dirígete al detalle del inmueble en cuestión, donde encontrarás el apartado Biblioteca > Contratos. Una vez accedas al apartado verás el listado de todos los contratos hechos en ese inmueble y los actuales o futuros.
Clicaremos en los 3 puntitos azules para abrir un desplegable, en el cual clicaremos en la primera opción: detalle.
Una vez hecho se nos abrirá una página con todos los detalles del contrato: fecha de inicio y fin, datos de los inquilinos, histórico de cambios, etc. En la parte central nos encontraremos el apartado “Cobros recurrentes”. Clicaremos en el botón azul “Nuevo” para configurar un cobro recurrente, ya sea dirigido al inquilino, como al propietario.
Rellenaremos los apartados que nos aparecen: recurrencia del cobro, a partir de que fecha se inicia la creación de ese cobro, hasta cuando lo queremos hacer y el periodo de gracia, es decir, cuantos días de margen le dais al inquilino para el pago del recibo o factura.
Posteriormente, rellenaremos los datos de quién es el emisor y receptor de ese cobro (podremos escoger que el emisor seamos nosotros o el propietario), si queremos que sea un recibo o factura, qué concepto vamos a cobrar (renta, servicios, etc.).
Una vez hecho esto podremos ver el detalle del cobro recurrente que hemos creado. Si nos hemos equivocado lo podremos eliminar y volver a empezar de nuevo.
Mejoras en el apartado de facturación
Hemos añadido nuevas mejoras en el apartado de facturación. En este apartado podrás ver todos los recibos y facturas que se vayan creando automáticamente a través de los cobros recurrentes que hayas programado como también aquellos recibos o facturas que crees manualmente.
Vas a poder ver y filtrar según el estado (hemos añadido nuevos campos), vas a poder hacer búsquedas más ágiles ya sea por fechas o por cualquier otro concepto y vas a poder crear cualquier tipo de recibo o factura de forma más rápida. Simplemente, tendrás que clicar en el botón de “Nuevo cobro” y rellenar con los datos que desees.
Una vez creado ese concepto pasará al estado de “Pendiente”. Si ese recibo o factura ya está pagado, simplemente tendrás que entrar en el detalle del recibo o factura que hayas creado y añadir el tipo de método mediante el cual se ha realizado el pago.
¿Cómo hacer una liquidación?
La forma de hacer una liquidación sigue teniendo el mismo funcionamiento, aunque lo hemos hecho mucho más visual y sencillo. Además hemos añadido la posibilidad de liquidar ciertos conceptos a vuestros inquilinos, y ya no solo a los propietarios. De este modo, si tenéis una devolución de una fianza o una reserva, la podréis liquidar a vuestros inquilinos sin problema.
Una vez hayas hecho los cobros de los conceptos que deseas liquidar, dirígete al apartado de "Liquidaciones" que encontrarás dentro del módulo de "Finanzas". Una vez dentro verás todas las liquidaciones ya creadas y podrás filtrarlas según el estado en el que se encuentran. Para crear una nueva remesa haremos clic en “Nueva” y una vez rellenada la información de la persona a quien queremos liquidar se nos mostrarán automáticamente todos aquellos recibos y facturas que podemos incluir en la remesa y clicaremos en "Guardar".
Una vez hayamos guardado la remesa, esta pasará al estado de "pendiente". En ese momento podremos indicar que ya está pagada o tendremos la opción de realizar una remesa de transferencia a todos nuestros propietarios.
Para transferir los alquileres a nuestro propietario simplemente tendremos que ir al apartado de “Remesas de cobros y pagos” que hay en el desplegable de “Finanzas” y clicaremos el botón de “Nueva”. Una vez dentro escogeremos el tipo de remesa SEPA que queramos y escogeremos todos los conceptos que queremos incluir en la remesa.
Una vez hemos guardado la remesa podremos hacer una revisión final de todos los conceptos que hemos incluido y en caso de que algún concepto fuese erróneo lo podremos editar, eliminar y crear de nuevo.
Además, hemos añadido un proceso de control que os facilitará mucho para conocer el estado de la remesa, pudiendo marcar si está revisada, enviada al banco y completada.
Nuevos apartados en finanzas
Hemos añadido nuevas funcionalidades dentro del módulo de finanzas, por lo que verás que hemos añadido los siguientes apartados: cobros recurrentes – que ya lo hemos detallado en los puntos anteriores -, balances, remesas de cobros y pagos y legacy.
Balances
Se ha añadido esta nueva funcionalidad que permitirá controlar las deudas de nuestros clientes con nosotros y viceversa. Además, podrás ver el balance con cada uno de tus clientes - ya sean propietarios o inquilinos- dentro de sus perfiles.
Remesas de cobros y pagos
Hemos creado un nuevo apartado para crear las remesas SEPA tanto de cobros como de pagos. Así que por un lado tendremos el módulo de liquidaciones y, por otro lado, tendremos el apartado donde podremos crear el fichero de remesas para mandar a nuestro banco.
Una vez hayamos cerrado la liquidación podremos crear el fichero desde este apartado. Se han añadido nuevos tipos de remesas, para aquellos que remeséis a inquilinos empresa (Adeudo SEPA B2B). También podréis marcar la fecha de cobro o pago para podérosla descargar con anterioridad. En los puntos anteriores hemos visto como se realiza una remesa de pago a un propietario.
Con las remesas de alquileres a inquilinos el funcionamiento es el mismo, simplemente tendremos que escoger si el adeudo SEPA es Core (para inquilinos persona física) o SEPA B2B (para inquilinos persona jurídica).
Legacy
Seguro que te estás preguntando ¿y dónde ha ido toda la información que yo tenía antes de la actualización? Pues en el apartado de “Legacy”. Hemos creado este módulo para que puedas recuperar cualquier dato vinculado con el módulo de finanzas antes de esta actualización. Eso si, este módulo es solamente para visualizar y descargar información, pero no podrás hacer ninguna acción sobre la misma, para ello tendrás que utilizar el nuevo sistema.
¿Qué más? Nuevos mails de aviso
Nuevo mail al propietario cuando hay una incidencia. Hemos creado un nuevo mail automático que se manda al propietario en caso de que haya una nueva incidencia en su inmueble y tenga conocimiento que la estáis tratando.
Para activarlo simplemente tendréis que ir al apartado de Configuración > Comunicaciones > Comunicaciones al propietario y activar ese mail.
Sabemos que son bastantes cambios los que hemos hecho, es por eso, que si quieres tener una sesión personalizada para resolver todas tus dudas y ver el funcionamiento de estas nuevas funciones, reserva tu demo aquí:
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